كايزن 改善 هو نهج تحسين مستمر يعتمد على فكرة أن التغييرات الإيجابية الصغيرة المستمرة يمكن أن تجني تحسينات كبيرة. وعادة ما يعتمد على التعاون والالتزام ويقف على النقيض من الأساليب التي تستخدم التغييرات الجذرية أو من أعلى إلى أسفل لتحقيق التحول. فما هي مبادئه وكيف يمكن تطبيقها؟
نظرة على المصطلح ذو الشهرة العالمية
يركز مصطلح “كايزن” الياباني الذي يعني “التغيير للأفضل” على إجراء تحسينات صغيرة تدريجية في العمليات والأنظمة وثقافة مكان العمل. تتكون كلمة كايزن من مقطعين: “كاي” تعني “التغيير” و”زن” تعني “للأفضل”. ويستند هذا المصطلح إلى الاعتقاد بأن كل فرد في المنظمة لديه دور يلعبه في جهود التحسين وأن التغييرات الصغيرة المستمرة يمكن أن تؤدي إلى تحسينات كبيرة بشكل عام. باعتباره مفهوماً واسع النطاق يحمل تفسيرات لا حصر لها، فقد تم تبنيه في العديد من الصناعات الأخرى، بما في ذلك الرعاية الصحية. ويمكن تطبيقه على أي مجال من مجالات الأعمال وحتى على المستوى الفردي. ويمكن أن يستخدم كايزن عدداً من الأساليب والأدوات والطرق المختلفة لتحقيق الهدف وتحسين الأداء.
الجذور التاريخية لكايزن
يعود أصل كايزن إلى دوائر الجودة اليابانية التي نشأت بعد الحرب العالمية الثانية. وقد ركزت هذه الدوائر أو مجموعات العمال على منع العيوب في شركة تويوتا على سبيل المثال لا الحصر. وقد تم تطويرها جزئيًا استجابة لمستشاري الإدارة والإنتاجية الأمريكيين الذين زاروا البلاد. تم نقل كايزن إلى الغرب ونشره ماساكي إيماي من خلال كتابه كايزن: مفتاح النجاح التنافسي لليابان في عام 1986. وهنا أصبحت فلسفة معتمدة على نطاق واسع في العديد من الصناعات في جميع أنحاء العالم.
مبادئ الكايزن
نظرًا لأن تنفيذ كايزن يتطلب تمكين العقلية الصحيحة في جميع أنحاء الشركة، فإن 10 مبادئ تعالج عقلية كايزن يُشار إليها عادةً باعتبارها جوهر الفلسفة. وهي:
- اترك الافتراضات
- كن استباقيًا في حل المشكلات
- لا تقبل الوضع الراهن
- اترك المثالية واتخذ موقفًا من التغيير المتكرر والتكيف
- ابحث عن الحلول عندما تجد الأخطاء
- إنشاء بيئة حيث يشعر الجميع بالقدرة على المساهمة
- لا تقبل المشكلة الواضحة، بل اسأل بدلاً من ذلك “لماذا” خمس مرات للوصول إلى السبب الجذري
- جمع المعلومات والآراء من أشخاص متعددين من ذوي الخبرة والتخصص
- استخدم الإبداع للعثور على تحسينات صغيرة ومنخفضة التكلفة
- لا تتوقف أبدًا عن التحسين
كيف يعمل مفهوم الكايزن
تعتمد فلسفة كايزن على الاعتقاد بأن كل شيء يمكن تحسينه ولا شيء يبقى على حاله. يعمل مفهوم كايزن على تعزيز ثقافة التعلم المستمر والتكيف. حيث تُرى الأخطاء باعتبارها فرصًا للنمو والابتكار. ومن خلال تعزيز عقلية التحسين المستمر، يمكن للمؤسسات أن تظل نشطة وقادرة على الاستجابة في بيئة الأعمال المتطورة باستمرار. ويمكن تنفيذ دورة تتألف من سبع خطوات من أجل التحسين المستمر، ويمكن أن توفر طريقة منهجية لتنفيذ هذه العملية. يتضمن الكايزن سبع خطوات، من تحديد المشاكل إلى إيجاد الحلول، واختبارها، وتحليل النتائج ثم القيام بكل ذلك مرة أخرى.
دورة كايزن للتحسين المستمر
يمكن تنفيذ Kaizen في دورة مكونة من سبع خطوات لإنشاء بيئة قائمة على التحسين المستمر. تتضمن هذه الطريقة المنهجية الخطوات التالية:
- إشراك الموظفين: اطلب مشاركة الموظفين، بما في ذلك طلب مساعدتهم في تحديد القضايا والمشاكل. يؤدي القيام بذلك إلى خلق قبول للتغيير. غالبًا ما يتم تنظيم ذلك في شكل مجموعات محددة من الأفراد المكلفين بجمع ونقل المعلومات من مجموعة أوسع من الموظفين.
- البحث عن المشاكل: باستخدام الملاحظات الواسعة النطاق من جميع الموظفين، يتم جمع قائمة بالمشاكل والفرص المحتملة. مع إنشاء قائمة إذا كان هناك العديد من المشكلات.
- ابتكار الحلول: وذلك عبر تشجيع الموظفين على تقديم حلول إبداعية، مع التشجيع على التوصل لكافة أنواع الأفكار. مع اختيار حلاً أو حلولاً ناجحة من بين الأفكار المقدمة.
- اختبار وتجربة الحلول: وذلك بتنفيذ الحل الناجح الذي تم اختياره، مع مشاركة الجميع في عملية طرحه. من خلال إنشاء برامج تجريبية أو اتخاذ خطوات صغيرة أخرى لاختبار الحل.
- تحليل النتائج: وفي فترات زمنية مختلفة، يتم التحقق من التقدم، مع وضع خطط محددة لتحديد من سيكون نقطة الاتصال وأفضل السبل لإبقاء العاملين على مستوى الأرض منخرطين. وتحديد مدى نجاح التغيير.
- إذا كانت النتائج إيجابية، يتم تبني الحل في جميع أنحاء المنظمة.
- وينبغي تكرار هذه الخطوات السبع بشكل مستمر، مع اختبار حلول جديدة عندما يكون ذلك مناسبا أو معالجة قوائم جديدة من المشاكل.
توجد طرق إضافية لدورة كايزن، مثل الطريقة التي يتم تكثيفها في أربع خطوات – التخطيط، والتنفيذ، والتحقق، والعمل ، أو PDCA. وهي تُعرف أيضًا بدورة شيوهارت أو دورة ديمينج (خطط نفذ تحقق صحح) .
إطار عمل Kaizen 5S
إن إطار عمل 5S يشكل جزءًا أساسيًا من نظام Kaizen ويؤسس لمكان عمل مادي مثالي. تركز 5Ses على خلق النظام البصري والتنظيم والنظافة والتوحيد القياسي لتحسين الربحية والكفاءة والخدمة والسلامة. فيما يلي نستعرض مبادئ 5Ses :
- فرز/تنظيم sort: فصل العناصر الضرورية في مكان العمل عن العناصر غير الضرورية وإزالة العناصر غير الضرورية.
- ترتيب العناصر (خلق النظام) straighten: رتب العناصر بحيث يسهل الوصول إليها بالطريقة التي تناسب العمل.
- التلميع/النظافة shine: حافظ على نظافة وترتيب مكان العمل.
- سيكيتسو/توحيد المعايير (التنظيف الموحد) standardize: تنظيم أفضل ممارسات التنظيف في مكان العمل.
- شيتسوكي/استمرار (الانضباط): sustain: استمر في بذل الجهد.
مزايا كايزن
- إن التركيز على التحسين التدريجي لـ “كايزن” يمكن أن يخلق نهجًا أكثر لطفًا للتغيير على النقيض من الجهود الكبيرة التي قد يتم التخلي عنها بسبب ميلها إلى إثارة مقاومة التغيير والتراجع عنه.
- تشجع كايزن التدقيق في العمليات بحيث يتم تقليل الأخطاء والهدر.
- مع وجود عدد أقل من الأخطاء، يتم تقليل احتياجات الإشراف والتفتيش.
- تتحسن الروح المعنوية للموظفين لأن كايزن يشجع على الشعور بالقيمة والهدف.
- يزداد العمل الجماعي عندما يفكر الموظفون خارج نطاق القضايا المحددة الخاصة بقسمهم.
- يتوسع التركيز على العملاء عندما يصبح الموظفون أكثر وعياً بمتطلبات العملاء.
- وقد تم وضع أنظمة لضمان تشجيع التحسينات على المدى القصير والطويل.
عيوب كايزن
- قد تحتاج الشركات التي تتمتع بثقافات الإقليمية والاتصالات المغلقة إلى التركيز أولاً على التغييرات الثقافية لخلق بيئة متقبلة.
- قد تؤدي أحداث كايزن قصيرة المدى إلى خلق موجة من الإثارة التي تكون سطحية وقصيرة الأمد، وبالتالي فهي غير مستدامة.
استراتيجيات للتغلب على تحديات تنفيذ كايزن
1-مقاومة التغيير
إن أحد التحديات الأساسية في تنفيذ كايزن هو مقاومة التغيير. غالبًا ما يشعر الناس بالراحة مع الوضع الراهن وقد يترددون في تبني عمليات أو أساليب عمل جديدة. للتغلب على هذا التحدي، يجب على المنظمات التركيز على استراتيجيات إدارة التغيير الفعّالة، مثل التواصل الواضح، وإشراك الموظفين في صنع القرار، وتوفير التدريب، وإظهار فوائد كايزن. يمكن تقليل المقاومة من خلال معالجة المخاوف ، وبناء الثقة، وتسليط الضوء على التأثير الإيجابي للتغيير.
2- الافتقار إلى دعم القيادة
يتعين على القادة أن يثبتوا التزامهم بالتحسين المستمر من خلال المشاركة النشطة وتخصيص الموارد وتقديم التوجيه. ومن خلال تأمين دعم القيادة ومشاركتها، يمكن للمنظمات أن تخلق ثقافة تقدر كايزن وتشجع الموظفين على تبني جهود التحسين والمساهمة فيها.
3- عدم كفاية مشاركة الموظفين
إن إشراك الموظفين أمر بالغ الأهمية للتنفيذ الناجح لتحقيق مبدأ كايزن. فإذا شعر الموظفون بالتمكين أو المشاركة فسيساهمون أكثر في العمل ورفع الانتاجية، كما يمكن للمنظمات تحفز الموظفين من خلال خلق شعور بالملكية والاعتراف بمساهمات الموظفين.
4- التدريب والمهارات غير الكافية
يجب على المنظمات الاستثمار في برامج التدريب الشاملة التي تزود الموظفين بالأدوات والمنهجيات وتقنيات حل المشكلات اللازمة للتحسين المستمر.
5- التواصل غير الفعال
يجب على المنظمات إنشاء قنوات اتصال منتظمة، مثل اجتماعات الفريق والنشرات الإخبارية ولوحات الإدارة المرئية، لإبقاء الموظفين على اطلاع وإشراكهم. إن تشجيع الحوار المفتوح وردود الفعل يعزز بيئة تعاونية ويعالج أي مخاوف أو سوء فهم قد ينشأ.
6-نقص البيانات والمقاييس
من الضروري إنشاء عمليات قوية لجمع البيانات وتحديد مؤشرات الأداء الرئيسية المتوافقة مع الأهداف التنظيمية. ومن خلال الاستفادة من البيانات والمقاييس، يمكن للمؤسسات مراقبة التقدم واتخاذ قرارات مستنيرة وإظهار قيمة كايزن.
ورغم أن تطبيق كايزن قد يصاحبه تحديات، فإن المنظمات قادرة على التغلب عليها من خلال تبني استراتيجيات فعّالة. وتستطيع المنظمات أن تشق طريقها بنجاح في رحلة التنفيذ عن طريق إطلاق العنان للإمكانات الكاملة لـ كايزن، ودفع النمو المستدام، وتحقيق التميز في عملياتها.
إعداد و تقديم جنة الجندي لمزيد من المحتوى المقدم من الكاتبة، بالإمكان متابعة صفحتها الخاصة عبر فيسبوك.